Како и шта руководство/менаџмент неке компаније или појединачни руководиоци предузимају када су у питању запослени требало би да буде представљено у облику процедура управљања људским ресурсима те организације. То је формализован приступ бављењу одређеним питањима политике и праксе. За разлику од политике управљања са којом се описује приступ организације на различите аспекте управљања људима и одређују кључни аспекти радног односа, процедуре су захтевније. Са процедурама се наводи шта се мора учинити и прецизира како то треба урадити. Политика даје смернице о самој пракси управљања људима, али политика не представља нужно кораке које треба предузети у одређеним ситуацијама, то се одређује процедурама.

За сваку организацију је пожељно да има написане процедуре управљања људским ресурсима и да су оне у континуираном складу са радним законодавством и етичким питањима. Постојање писаних и публикованих процедура осигурава да сви тачно знају које кораке треба предузети када се баве одређеним проблемима или питањима која су актуелна и значајна за организацију и управљање запосленима попут питања запошљавања.

Увођење или развој процедура управљања људским ресурсима треба спровести уз консултације са запосленима и где је то потребно са њиховим представницима. Од суштинског је значаја да се сви упознају како функционишу процедуре и треба их објавити у приручнику за запослене или као посебан документ. Са линијским руководиоцима би требало одржати посебну обуку или тренинг о томе како примењивати процедуре док би одељење за људске ресурсе давало одговарајућу подршку и смернице кад год је то потребно. Одговорност за придржавање процедура је на сектору управљања људским ресурсима организације.

Главна подручја где су процедуре неопходне су она која тичу управљањем перформансама запослених и дисциплинским питањима попут притужбама, жалбама, дисциплинским мерама, отпуштањима.

Управљање перформансама

Неке организације управљање перформансама запослених смештају у оквиру „дисциплинског питања“ на које треба дати одговор одговарајућим дисциплинским процедурама док неке питање перформанси запослених одвајај од лошег понашања. Ово се најбоље може видети на примеру честог или сталног кашњења запосленог који остварује добре резултате.

Политика

Свака организација би требало да има дефинисана очекивања и стандарде за сваку радну позицију, самим тим питања перформанси радника се лакше контролишу и прате. Сваки запослени мора да добије одговарајућу повратну информацију, обуку, тренинг, подршку како би му се омогућило да да свој максимум и испуни очекивања која су му постављена од организације.

Пример процедуре:

ако шеф/ вођа тима/супервизор/ менаџер, верује да је учинак запосленог није у складу са постављеним стандардом, он ће у неформалном разговору са радником покушати да сазна разлоге због чега се не остварује очекивано и да заједнички дођу до решења шта треба предузети како би се остварили очекивани резултати.

  • Ако је договорено да су постављени резултати нереални, урадиће се ревизија и доћи до закључака
  • Утврђено је да су остварени резултати у релацији са приватним нерешеним питањима, онда се запосленом омогућује стручна консултација и подршка
  • До слабих резултата запосленог долази због промена у стандардима организације, онда се запосленом омогућује додатна обука, информативни састанак, тренинг, помоћ како би се усагласио његов рад са постављеним стандардима
  • Слаби резултати су последица дисциплинског прекршаја, онда се покреће дисциплински поступак

Корак 2

Ако запослени не показује побољшање у своме раду у одговарајућем /утврђеном временском периоду (недеља/е, месец/и), онда треба одржати формалан разговор (и по захтеву обезбедити представника запослених). Циљ разговора је:

  • Објаснити јасно неслагање између учинка запосленог и захтеваних стандарда
  • Утврдити узрок (е) незадовољавајућих перформанси и утврдити шта, ако има шта, треба корективно урадити (обука, преквалификација, подршка, итд)
  • Да се добије потврда, сагласност и посвећеност запосленог у достизању постављених стандарда
  • Одреди разуман рок за достизање стандарда и договореног
  • Обавестити запосленог шта ће се десити ако се не испуни договорено

Корак 3

Ток и закључак формалног разговора мора бити забележен у писаној форми, потписан од учесника и дата копија запосленом;

Корак 4

На крају контролисаног периода одржати још један разговор:

  • Ако је потребан напредак остварен, запослени ће се обавестити о томе и даће му се даља подршка као би се то одржало
  • Ако је постигнут делимичан напредак, али је нису постигнути стандарди, продужити период надзора
  • Ако нема приметног напретка и остварени резултати су испод прихватљивости онда треба видети да ли постоји неко алтернативно упражњено радно место које би запослени могао попунити; ако постоји, запосленом ће се понудити премештај или ће се суочити са отказом
  • Код постојања алтернативних радних места и премештаја запосленог треба имати у виду да запосленом треба дати све потребне информације у писаној форми, како би имао могућност да добро сагледа ствари и донесе одлуку
  • Ако не постоји алтернативно радно место, запослени ће бити обавештен и позван да да своје мишљење о томе пре него што се донесе коначна одлука

Корак 5

Запослени се може жалити на донету одлуку и решење о престанку радног односа. Жалба се мора поднети у законском року

Прочитајте и ово: Дефинисање политике менаџмента људских ресурса