Анализа посла је систематски процес прикупљања информација о захтевима које налаже посао и карактеристикама које треба да испуњава појединац ради успешног обављања посла. Резултати анализе посла су опис посла - чиме се описује посао, спецификација посла – која описује какву особу морамо запослити за дати посао. Анализа посла је основ за све програмске активности у управљању људским ресурсима у организацији. Анализа посла се користи за:
- регрутацију – пружа информације о природи посла и основни је водич за активности у регрутацији
- селекцију – обезбеђује информације о захтевима посла тј. потребном знању, способностима и вештинама које кандидат треба да поседује да би успешно обављао посао
- тренинг – пружа информације о задацима који треба да се ураде, и о знању и вештинама које се захтевају да би се направио водич за развој тренинг програма
- евалуација учинка – пружа информације о потребном нивоу знања ради успешног извођења задатака који су постављени ради унапређења постављених стандарда учинка
- накнада – пружа неопходне информације за евалуацију организационе унутрашње вредности посла да се упореди са вредностима на тржишту рада.
Процес анализе посла
Анализа посла је процес који се одвија у шест корака:
- Одређивање сврхе анализе посла. Сврха рада анализе посла мора да буде у релацији са предвиђеним резултатима и стратешким планом организације. Најчешћи случај за анализу посла је да је посао динамичнији него што је био. Технологија и захтеви конкурентног окружења често утичу на природу посла и иницирају да се евалуација посла ради чешће него иначе. Раст организације је такође разлог за анализу посла, превелики број запослених који напуштају посао, такође, је разлог за анализу посла итд.
- Идентификација посла који ће бити анализиран. Након одређивања сврхе зашто је потребно радити анализу посла, добили смо неке индикаторе за одређивање који послови захтевају анализу. При томе долазимо и до информација о потребним ресурсима за анализу посла.
- Преглед података које поседујемо. Ефективна и ефикасна анализа најчешће почиње прегледом предходног рада и скупљених података. Преглед постојећег описа посла и организационе структуре обезбеђују основне почетне информације за почетак. Анализа тока обављања посла доноси нам информације о потребној одговорности и о уклапању у процес рада.
- Планирање и извршење пројекта анализе посла. Планирање је кључ успеха. Планирање подразумева одређивање одговарајуће методологије прикупљања информација, акционог плана, активности и циљева.
- Писање описа посла и спецификације. Након прикупљања података, извршене анализе, све се мора ставити „на папир“. Пре него што се написани опис посла и спецификације за посао „закључе“ као завршен посао било би добро консултовати и тражити да погледају сви релевантни људи који су у вези са тим послом, на пример: запослени са сличним послом, шеф, менаџер, представник синдиката.
- Периодична провера. Пожељно је да се бар једном годишње изврши провера описа посла. Много је фактора који могу да утичу на природу посла, стога ако се жели остати конкурентан, менаџери људских ресурса морају да контролишу постојеће описе посла и захтеве за прегледе.
Потребне информације за анализу посла
Процес анализе посла захтева прикупљање информација које комплетно објашњавају посао, функцију и како се то уклапа у организациону структуру. информације и одговарајући ниво разумевања су неопходни ради добијања описа посла и спецификација потребних за радно место. Врсте информација које су потребне су о:
- Радним активностима: ове информације нам говоре о радним задацима на послу и који резултати се очекују тј. одговоре на питања како, шта и када треба урадити.
- Активностима радника: ове информације нам говоре о потребном понашању радника, способностима о доношењу одлука, начину комуникације, потребној физичкој спремности итд.
- Машинама, алатима и опреми: информације о ономе што се користи на радној позицији тј. послу ради успешног обављања предвиђених задатака. На пример о компјутерима, пратећој опреми, сигурности на раду итд.
- Информације о окружењу посла које директно или индиректно су повезане са послом: на пример о материјалима који се користе приликом обављања посла, услугама, сервисима итд. Ове информације су неопходне ради одређивања потребног знања будућег запосленог (на пример из хемије, механике, информационих технологија, рачуноводства).
- Стандарди учинка: потребне информације о захтевима за бољу продуктивност и квалитет у обављању посла.
- Људски захтеви: информације о потребним способностима, вештинама, знању, искуству, физичким и личним особинама које мора да има будући запослени за обављање посла.
