МЕТОДОЛОГЈА ОСТВАРЕЊА ОРГАНИЗАЦИОНИХ ЦИЉЕВА (ПОВЕЋАЊЕ И КОНТРОЛА КВАЛИТЕТА НА НИВОУ ЦЕЛЕ ОРГАНИЗАЦИЈЕ)

Производна организација, у данашњем времену, где је конкуренција бројна, где се за испуњење циљева очекује да буде у врло кратком временском периоду а да се не иде испод задатог квалитета, мора да комплетну организацију рада посвети континуираном стручном усавршавању. Једино таквим организовањем радног времена сваког запосленог у радном процесу, организација може очекивати повећање продуктивности и ефикасности. Осим стручног усавршавања, потребно је код запослених повећати свест о значају тимског рада и активности, стварању тимског окружења у којем су они учесници и својим учествовањем суделују у побољшању процеса, производа или услуга.

Један од начина, у којем се може очекивати да се превазиђу проблеми и да се остваре постављени циљеви од стране менаџмента, а то су одржавање и повећање постојећег квалитета производа, повећање задовољства запослених, повећање мотивисаности запослених, повећање производње итд., итд., јесте да се примени рад по методологији "Тимова квалитета".

Метода Тимова квалитата, подразумева да запослени усавршавају своје вештине, способности, поверење и креативност, кроз сталан кумулативни процес образовања, обуке, тренинг, рад где својим учешћем кроз своје искуство доприносе напретку. То је филозофија где се радницима омогућава да кроз њихов развој омогући самомотивација и задовољство у побољшању радне и животне средине без икакве принуде и новчане користи.

Иновативност се састоји у томе да су запослени из истог одељења или сектора или дела организације (битно је да су из истог дела процеса пословања), организовани у тимове који се састају у редовним временским интервалима како би идентификовали, анализирали, и решавали проблеме везане за рад. Овакав начин организовања радника представља један ТИМ КВАЛИТЕТА, и показало се у пракси да доприноси не само да се побољшају перформансе било које организације, већ се повећава и мотивисаност радника и обогаћује њихов "радни" живот у организацији.

ТИМ КВАЛИТЕТА је сачињен од мале групе запослених који раде исти или сличан посао (код нас су они организовани у истом одељењу или сектору организације), заједно са својим шефовима тј. првим надређеним (супервизором), и добровољно се састају једном недељно по сат времена да би размотрили проблеме у раду који их се дотичу. Вође Тима и чланови Тима су обучени и истренирани са техникама решавања једноставних проблема, који идентификују узроке (разлоге) настајања проблема и развијају решења за њих. Након тога, представљена решења за проблеме у раду, идентификована од стране чланова квалитета Тима, су презентована менаџменту тј. руководству организације који одлучује да ли ће прихватити, модификовати или одбити понуђена решења.

ЦИЉЕВИ ТИМОВА КВАЛИТЕТА

- ПОЈЕДИНАЧНИ:

  • давање могућности запосленима да стекну признање учењем нових техника
  • давање могућности запосленима да идентификују и реше проблем у раду који је у њиховом делокругу рада
  • да унапреде радну сатисфакцију/задовољство
  • да створе и поседују способност за решавање проблема
  • да изграде, поседују и презентују став о превенцији проблема
  • да развију лидерство
  • да развију свест о већој сигурности на раду
  • да побољшају међуљудски однос између запослених

- ОРГАНИЗАЦИОНИ

  • побољшање квалитета и продуктивности производа
  • смањење трошкова
  • побољшање мотивације запослених
  • повећање инспирисаности запослених за ефикаснијим тимским радом
  • развијање здравог односа надређени-подређени
  • побољшање комуникације унутар организације
  • промовисање квалитета, сигурности, трошкова и свести о раду
  • развијање методе комплетног кохерентног решавања проблема унутар организације

УПРАВЉАЊЕ ТИМОМ КВАЛИТЕТА

- Чланство 
Идеално би било да чланови одређеног Тима потичу из истог радног подручја, или обављају сличан рад, тако да проблеми са којима се суочавају у раду су познати свима и неће им представљати тешкоћу да пронађу решења са њиховим поседованим знањем и искуством. Алтернатива идеалном би била да се Тим може саставити са члановима из различитих радних подручја. У том случају проблеми се могу сагледати из свих углова тако да је за њих лако да стигну до оптималних решења. Који год модел буде примењен, веома је важно да је припадност, чланство и учествовање у раду Тима квалитета строго добровољно.

- Величина, бројност или снага Тима
Идеална величина је од 5 до 15 чланова. Бројност Тима не сме да буде толика да се дође у ситуацију да да сваки члан не добије довољно времена за учешће и допринос на састанку (који је, да се подсетимо, једанпут недељно по сат времена).

- Број Тимова у датој радној јединици
Број Тимова у одређеном радном подручју може бити 1 или већи, ако је заинтересованост запослених из једног подручја већи од броја 15. У том случају је важно да се зна, да једна иста особа тј. запослени не може бити члан више од једног Тима. Да би се избегло дуплирање активности у истом радном подручју, потребно је одржавати добру координацију између лидера Тима и учесника/чланова.

- Састанци Тима квалитета
По правилу састанци Тима квалитета се одржавају једном недељно по сат времена. Требало би састанке одржавати у засебној просторији, која је и истом радном подручју или веома близу месту рада. састанци се одржавају током или после радног времена у зависности од договора чланова Тима.

- Природа проблема
Следи неколико примера области рада које се могу обухватити Тимовима квалитета: Производња и услуге: побољшање продуктивности, квалитета, побољшање услуга и смањење трошкова. Инжењеринг: смањење застоја у раду, побољшање превентивног деловања, смањење трошења времена за тражење алата и прављење планова за решавање проблема. Материјали: контрола залиха, развој спољних сарадника и њихова кодификација. Осигурање квалитета: методе узорковања и испитивања, систем повратних информација, студије побољшања квалитета, испитивања на терену и побољшање метода инспекције. Опште: боље услуге клијената, систем - развој / побољшање, побољшање комуникације, смањење трошкова у штампарским и канцеларијским материјалима, употребе поштанских, телефонских, транспортних система, итд. Радно окружење: безбедност и одржавање организације.

СТРУКТУРА ТИМА КВАЛИТЕТА

Основни елементи

  • Топ менаџмент
  • Управни одбор
  • Координатор
  • Помоћници
  • ВОЂЕ/Лидери
  • Чланови
  • Учесници али нису чланови

Топ менаџмент
Извршиоци на највишем нивоу који пружају сву неопходну подршку активностима Тима квалитета, и кроз лични ангажман и присуство у Тиму чини ту подршку видљивом свима. Топ менаџмент има важну улогу како би се осигурао успех у имплементацији концепта Тима квалитета у организацији. Топ менаџмент треба да буде потпуно посвећен и уверен у успех методе Тима квалитета.

Функције Топ менаџента

  • недвосмислено демонстрира своје разумевање и веру у концепт Тима квалитета
  • обезбеђује годишњи буџет за покривање трошкова рада Тимова квалитета
  • подстичу здрав раст и развој путем конкуренције између Тимова квалитета увођењем награде секторима/одељењима који су најбољи у раду и пропагирању рада Тимова квалитета као једног од циљева организације, као и награду за успех у раду Тима који је најбољи, и то презентовати на централној конференцији Тимова организације
  • дају неопходне смернице за запослене на различитим нивоима чинећи да Тим квалитета иде самоодрживим путем
  • политика Тима квалитета је представљена као један од циљева предузећа
  • присуствовање презентацији менаџера различитих Тимова
  • одговора на препоруке Тима на позитиван начин без икаквих одлагања
  • проверава имплементацију препорука Тима без икаквих непотребних одлагања
  • шаљу чланове Тима на семинаре / радионице, и
  • периодично надгледа активности Тима на редовној бази

Управни одбор
Чим се донесе одлука за имплементацију програма Тимова квалитета, управни одбор који се састоји од извршног директора, директора сектора, руководиоца одељења и координатора је конституисан. Извршни директор и координатор делују као председавајући, такође и секретар Управног одбора. Састанци се сазивају бар једном у два или три месеца.

- Функције

  • промовисати Тимове квалитета у организацији
  • развија радну методологију и даје смернице који се односе на операције Тима квалитета у односу на постројења под условом, на пример, место, датум и време вођења састанака, врста награда за мотивацију
  • утврђивање програмских циљева и ресурса; д) обезбедити упутства за организациону политику и смернице
  • именовати координатора и помоћника
  • присуствовање различитим презентацијама студија које спроводи Тимови квалитета
  • доноси одлуке за спровођење препорука од Тима квалитета
  • добија повратне информације од помоћника и анализира активности Тимова квалитета
  • обезбеђује неопходне одредбе у годишњем буџету
  • оцењује извештаје пројекта "Тимови квалитета" за награде
  • прегледа укупан рад Тимова квалитета

Координатор
Координатор координира активности Тимова квалитета у целој организацији и врши такве функције да би обезбедио да функција Тимова квалитета иде глатко, ефикасно и самоодрживо.

- Функције

  • региструје Тимове квалитета у одељењима, секторима, организацији
  • са помоћницима координира активности како би се редовни недељни састанци, средњорочни одвијали регуларно и без проблема. Анализира графиконе активности по нивоима
  • сазива састанке Управног одбора и прослеђује записнике о њима
  • сазива месечне састанке лидера и води записнике о њима
  • организује систематску документацију о случају Тимова квалитета студије и објављује своју компилацију о постигнутим циљевима
  • организује презентације ТОП менаџмента у координацији са помоћницима
  • пружа помоћ Тимовима, кад год затраже
  • спроводи анкете о мишљењу запослених о Тимовима да би се дошло до нематеријалних резултата рада. Ово се ради с времена на време
  • објављује билтен о активностима Тимова квалитета на локалном нивоу
  • припрема обуку за помоћнике и лидере у сарадњи са одељењем за обуку
  • организује програме обуке за помоћнике и лидере у сарадњи са одељењем за обуку
  • организује предавања, семинаре, конференције, изложбе итд, о Тимовима квалитета
  • објављује периодичне публикације, памфлете, итд., за промоцију Тимова квалитета
  • пружа информације на огласним таблама о активностима Тимова, у области у којима функционишу Тимови квалитета
  • омогућује свим запосленима на свим нивоима да се упознају са стратегијом и методама рада система Тимова квалитета кроз видео и аудио материјале и предавања
  • шири знање ширећи информације и вести о Тимовима квалитета путем часописа / књига
  • развија шеме за препознавање Тимова квалитета и за доприносе Тимова
  • организује презентације студија случаја Тимова квалитета у сестринске јединице за међусобну размјену идеја
  • организује конвенције Тимова Тимова

Помоћник
Помоћник је обично виши службеник одељења где Тимови квалитета раде и именује их менаџмент. Он не води само Тим квалитета на његовој територији, али такође убеђује и друге да се укључе у ове активности. Због кључне улоге коју помоћник има у прављењу операција Тима квалитета, његов избор треба обавити пажљиво.

- Функције

  • присуствовати састанцима Тима, барем за кратке периоде
  • води Тимове у процесима/процедурама састанака
  • координира са службеником за обуку за организовање неопходних програма обуке у Систему Тима Квалитета, техникама Тима, о раду Тимаа процедурама и сл., за лидере и чланове Тима
  • обезбеђује неопходне објекте и делује као катализатор за чланове Тима
  • координира и добија подршку и
  • помаже и из свих других функционалних области где год је то захтевано и потребно од Тимова квалитета; делује као посредник у решавању проблема Тима
  • блиско сарађује са Управним одбором
  • обезбеђује да сваки Тим квалитета одржава евиденцију о својим активностима путем одржавања регистара, пратећи имплементацију и комплетирање пројекта
  • организује презентације за периодично управљање и заказује састанке Тимова квалитета
  • саопштава одлуке Управног одбора у вези са имплементацијама препорука достављених од стране Тима, тражи нове идеје и објављује програм
  • прикупља и организује ширење текстова и написане речи у вези са активностима Тима на другим местима
  • организује периодичне неформалне састанке чланова Тима са ТОП менаџментом организације и
  • јача и промовише партиципативну културу у оквиру организације

Вођа/Лидер
Лидере бирају чланови Тима између њих. Чланови такође могу сами одлучити да се лидери ротирају после одређеног временског периода. Заменик лидера такође може бити изабран од стране Тима квалитета тако да се обезбеди да састанак и друге активности Тима може бити одржан и без лидера Тима. На почетку супервизор или шеф или надзорник може бити лидер Тима а други радник као заменик лидера.

- Функције

  • редовно одржавање састанака са Тимовима
  • води регистре у вези са радом Тима састанци, селекција проблема итд.
  • обучава чланове уз помоћ помоћника / координатора
  • одржава висок степен осећаја припадности свог Тима
  • укључује сваког члана у активности на састанку Тима
  • поставља циљеве Тима и побољшава учинак према њима
  • креира акционе планове и преноси делегира одговорност на чланове Тима
  • доноси консензусни приступ у решавању проблема
  • припрема извештај пројекта и презентира руководиоцима и Управном одбору
  • процењује напредак рада са помоћницима и надлежним руководиоцем
  • комуницира са другим функционалним областима у решавању проблема
  • прегледа напредак у односу на организационе циљеве и према циљевима који су постављени од њих самих
  • организује средњорочне презентације и презентације за ТОП менаџмент
  • катализује не-чланове да се придруже постојећем Тиму или да формирају нов

Чланови
Чланови су основни елемент структуре Тима квалитета. Чланови Тима су мала група људи из истог радног подручја или сличне врсте посла, који добровољно формирају Тим квалитета. Једном кад је Тим формиран, они остају чланови све док не напусте или буду премештени на друго радно место у други Сектор. Чланови треба да активно допринесу ефикасном функционисању њихових Тимова, у циљу остваривања бољих перформанси на сваки начин и на почетној постављеној и континуираној основи.

- Функције

  • састати се редовно (један сат у недељи) и активно учествују у састанку Тима
  • доприноси идејама за решавање проблема
  • помаже лидеру у сакупљању података, вођењу евиденција, у интеракцији са другим областима
  • катализира стварање кохезивног тима који ради у радничком сектору, тежи се ка највишим стандардима перформанси Тима
  • укључује се у побољшање укупних перформанси организације и
  • учествује у средњорочним и ТОП Менаџмент презентацијама

Не-чланови
Не-чланови су они који нису чланови Тима, али могу бити укључен у процес имплементације препорука за решавање проблема од стране Тима. Они су добродошли, ако желе, да формирају нови Тим или да се придруже постојећим. Они би требало да се активно укључе у имплементацију препорука Тима

ТРЕНИНГ/ ОБУКА

Циљ обуке за активности Тима је да припреми забринуте људе да играју своје улоге за ефикасно и успешно функционисање Тимова квалитета. Људи треба да буду обучени за своје специфичне улоге и самим тим нагласак треба да буде на улози сваког укљученог у функције Тима.

Успех активности Тима зависи од обуке запослених у:

  • правилном разумевању концепта и филозофије
  • ефикасно превођење филозофије у праксу
  • правилна примена једноставне статистичке контроле квалитета технике
  • побољшање комуникационе способности, и
  • развијање лидерских квалитета и изградња појединца

Обука се првенствено даје Помоћницима, Лидерима који, заузврат, морају да обучавају чланове Тима.

За Помоћника, нагласак се ставља на:

  • ојачавање вештина лидера Тима
  • побољшање перформанси Тима лидера
  • катализовање активности Тима
  • јачање и промовисање партиципативне културе
  • коришћење једноставних техника у решавању проблема, и
  • идентификовање вероватних проблема / замки и чувања од њих

За лидера, акценат је стављен на:

  • лидерској улози
  • групним техникама
  • комуникацији
  • постављању циљева
  • примени техника, и
  • ефикасном вођењу састанака

Модули обуке

Помоћник

  • Тим квалитета - генеза, концепт и филозофија
  • улога помоћника, функције лидера, чланова и Управног одбора
  • технике контроле квалитета које се користе у Тиму активности и
  • проблеме идентификовани од стране Тима и дата решења

За Лидера

  • увођење Тимова квалитета
  • идентификовање проблема - размена мишљења
  • одабир приоритета - ПАРЕТО анализа
  • идентификација узрока проблема - узрок и дијаграм ефеката
  • прикупљање и презентација података
  • идентификацију решења и одабир најбољег решења на основу размене мишљења и анализе трошкова
  • делегирање одговорности
  • ефикасно вођење састанака
  • вођење евиденције и пратеће активности
  • преглед напретка у односу на циљеве, и
  • менаџмент презентације

Најчешће технике, попут размене мишљења, парето дијаграма, дијаграм узрока и ефеката који се користи у Тиму су објашњене у даљем тексту

Размена мишљења - је групна техника коју користе чланови Тима у селекцији проблема, идентификацији могућег узрока проблема. За ефикасну размену мишљења могу се применити и пратити следећа правила:

  • нема критике ни за какве идеје
  • подстицати слободу мишљења
  • једнаке могућности за све чланове
  • све идеје треба да буду снимљене или записане, и
  • одабир најбољих идеја након детаљног прегледа

Парето дијаграм
Парето Диаграм - је алат за доношење одлука, што помаже у идентификацији "неколико значајних или виталних" из "тривијалних или мноштва" када се ређају инциденти и различити проблеми исцртавањем вертикалних структурних дијаграма.

Дијаграм узрока и ефекта
Ово је следећи корак након "размене мишљења", у анализи проблема у детаљима. Састоји се од линија и симбола, представљају значајну везу између ефекта и узрока.

МЕНАЏМЕНТ ПРЕЗЕНТАЦИЈА

Презентација менаџменту је састанак у коме лидер Тима и његови чланови објашњавају Управном одбору методологију и решења проблема у свом радном подручју. Учесници праве презентацију помоћу графикона, дијаграма, слика које су припремили. Овај догађај представља најузбудљивији облик учешћа и комуникације и личног представљања свима. Презентација менаџменту је важна јер показује завршене пројекте и препоруке. Менаџмент презентација такође промовише комуникацију. Тим добија признање за своје доприносе. Морал чланова је повишен јер периодично могу да раде заједно/директно са менаџментом.

ПРЕЗЕНТОВАЊЕ И СТАРТОВАЊЕ ТИМОВА КВАЛИТЕТА

Менаџмент који је заинтересован за увођење Тимова квалитета у организацији, показује на првом месту да је посвећен концепту "Широка Контрола Квалитета Организације" (CWQC) или "Тотална Контрола Квалитета" (ТQC) која укључује развој и ставове менаџмента и праксу која је орјентисана на производњи без грешака. Руководство ће преузети неопходне кораке за покретање масовне обуке и оријентационе програме који почевши са највишим руководством, да развију и усвоје научне системе квалитета и методе. Ови програми треба да омогуће менаџменту да погледају изнутра, да размотре и исправе недостатке. После тога и у одговарајућем времену, менаџмент може одлучити да увођење квалитетних Тимова у организацију генерално прати редослед датих корака доле:

  • детаљне дискусије између средњег и ТОП менаџмента - лично
  • програми обуке и тренинзи за различите нивое запослених о концепту и методологији рада кружних Тимова и циркулацији информација
  • проучити одговоре током разговора са радницима, запосленима и руководиоцима и видети да ли је већина за покретање Тимова квалитета
  • када је одговор позитиван, формирајте Управни одбор са извршним директором као председником и руководиоцима сектора као члановима
  • одабрати координатора, који ће такође функционисати као секретар Управног одбора
  • обучити координатора у свим аспектима
  • замолити координатора да припреми методологију извештаја о раду која је погодна за организацију
  • да идентификује потенцијалне секторе из који су запослени исказали сагласност за стартовање Тима
  • покретање пилот Тимова (2 или 3) у потенцијалним Секторима
  • детаљно обучити чланове ових пилот Тимова у радној методологији, улози лидера, чланова и Технике Системом Квалитета Тима итд.
  • пажљиво прати рад пилот Тимова и
  • након успешног рада пилот Тимова за неко разумно време од 3-4 месеца, проширити концепцију на друге секторе

Крај

Др Срећко Стаменковић


Имате потребу да разговарате о вашој организацији и управљању људским ресурсима и/или развоју? Јавите се данас!